Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif
Temps de travail : Temps non complet, 17h30 hebdomadaire
Management : Non
Descriptif de l’emploi :
Assistant administratif au sein du service petite enfance.
Position dans la structure :
*Liens hiérarchiques : Placé(e) sous l’autorité du coordonnateur Enfance-Jeunesse et sous la responsabilité de la directrice du Multi-Accueil
La fiche est susceptible d’évolutions selon les nécessités de service.
L’agent recruté assure le secrétariat du multi-accueil et participe en collaboration avec la direction à la gestion administrative du multi-accueil.
Poste à temps non complet (17h30 / semaine)
Horaires de matin principalement.
Missions / conditions d’exercice :
– Prendre en charge, en collaboration et sur délégation de la directrice, d’une partie de la gestion administrative de l’établissement (exemple des tâches administratives confiées) :
1. Gestion des appels téléphoniques, prise de rendez-vous, enregistrement des demandes d’accueil ponctuel, des absences, des congés et des plannings des enfants
2. Rédaction de documents administratifs divers (lettres, compte-rendu de réunion…)
3. Transmissions des informations à la direction et aux équipes
4. Enregistrement des modifications de contrats demandées par les familles
5. Mise à jour des dossiers des enfants notamment par la vérification régulière des justificatifs nécessaire au dossier (validité des attestations d’assurance, …)
6. Vérification quotidienne du pointage et des horaires des enfants
7. Vérification de tous les éléments nécessaires à la facturation
8. Gestion des fournitures administratives
9. Préparation de devis pour permettre les achats nécessaires au fonctionnement du multi-accueil
10. Classement et archivage
Accueillir les enfants et leur famille
Commander les repas des enfants
Participation en collaboration avec la directrice à l’élaboration des différents dossiers CAF et MSA.
Profils recherchés :
Savoirs :
Connaissance des logiciels informatiques (WORD, EXCEL, Internet)
Connaissance du logiciel Inoé
Connaissance des procédures administratives indispensables
Avoir une bonne connaissance du règlement de fonctionnement en particulier concernant l’ensemble des points d’ordre administratif qui y sont mentionnés
Savoir-faire :
Avoir une bonne expression orale et écrite
Sens de l’organisation et des priorités
Capacité de compréhension et d’assimilation
Respect des délais dans le temps imparti du travail
Création de documents Word et Excel, rédaction de compte-rendu
Prise de message, retranscription exacte et précise
Savoir-être :
Avoir le sens du service public
Être accueillant(e), rigoureux(se), discret(e), réservé(e), souriant(e) et poli(e).
Avoir le sens de l’organisation, savoir prendre des initiatives et avoir le sens des responsabilités.
Savoir travailler en équipe
Savoir rendre compte
Être ponctuel(le) et disponible
Avoir une tenue correcte.
Contact :
Téléphone: 05 55 27 68 76
Mail: ressourceshumaines@cc-ventadour.fr
Adresse: 01, avenue de l’Epinette – 19550 LAPLEAU
